Huishoudelijk Regelement – Stichting Kerkgebouw Goenga

Huishoudelijk Reglement Stichting Kerkgebouw Goënga

Vastgesteld in bestuursvergadering van 3 februari 2025

Artikel 1: Bestuur

De voorzitter heeft de algemene leiding over de stichting en is verantwoordelijk voor het aansturen van de vrijwilligers. De voorzitter overlegt met officiële instanties en ziet erop toe dat alle beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten, en dit huishoudelijk reglement. Daarnaast vertegenwoordigt de voorzitter de stichting naar buiten toe.
De penningmeester is verantwoordelijk voor de financiële beheer van de stichting. Dit omvat het opstellen van de begroting, de jaarrekening en de controle van binnenkomende en uitgaande betalingen. De penningmeester is bevoegd om zelfstandig uitgaven te doen tot een bedrag van €500. De penningmeester presenteert het financieel jaarverslag en geeft hierop een toelichting tijdens de jaarvergadering van Dorpsbelang Goënga.
De secretaris stelt de agenda voor de bestuursvergaderingen op, maakt de notulen en is verantwoordelijk voor het niet-financiële deel van het jaarverslag. De secretaris ontvangt en behandelt binnenkomende post en archiveert alle relevante documenten.
Het algemeen lid voert de kascontrole uit en beheert de website van de stichting.

Het bestuur vergadert minimaal eenmaal per kwartaal. Het vergaderrooster wordt jaarlijks vooraf opgesteld door de secretaris.
Extra vergaderingen kunnen worden ingelast op verzoek van de voorzitter of een ander bestuurslid.
De agenda voor de vergadering wordt opgesteld door de secretaris en minimaal vijf dagen voor de vergadering verspreid.
Bij afwezigheid van de voorzitter wijzen de bestuursleden een tijdelijke vervanger aan.

Besluiten worden genomen met een meerderheid van stemmen. Bij gelijkheid van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.
Ieder bestuurslid heeft de bevoegdheid om zelfstandig ad hoc uitgaven tot €100 te doen.

Aftreden van bestuursleden geschiedt volgens een rooster van aftreden, opgenomen in Bijlage 1 van dit reglement.
Alle bestuursleden spannen zich in om de ANBI-status (Algemeen Nut Beogende Instelling) van de stichting te behouden. Elk bestuurslid verklaart zich bereid af te treden indien hun aanwezigheid in het bestuur de ANBI-status in gevaar brengt of zou kunnen brengen.

In overeenstemming met de statuten worden de notulen van elke bestuursvergadering vastgesteld in de daaropvolgende vergadering.
Afwijkend van de statuten worden de notulen niet meer fysiek geprint en ondertekend. In plaats daarvan worden de notulen digitaal verspreid onder de bestuursleden en digitaal gearchiveerd door de secretaris.
Deze digitale versie van de notulen wordt beschouwd als de officiële en definitieve versie.

Artikel 2: Commissies

De stichting heeft een Culturele Commissie, belast met de organisatie van culturele activiteiten.
Een bestuurslid is lid van deze commissie.
De commissie legt verantwoording af aan het bestuur.

Artikel 3: Vrijwilligers

De beheerder van de begraafplaats is een vrijwilliger. Deze persoon is verantwoordelijk voor het beheer van de begraafplaats..
De beheerder is contactpersoon voor het verstrekken van informatie over de begraafplaats, grafrechten en andere gerelateerde zaken.
De beheerder beheert het archief van de begraafplaats, inclusief de registratie van graven en grafrechten.
De beheerder beschikt over een eigen bankrekening en is volledig gemachtigd om deze te beheren. Dit valt onder de verantwoordelijkheid van de penningmeester, die toezicht houdt op het financiële beheer van de beheerder.

De onderhoudsman is eveneens een vrijwilliger, maar ontvangt een vrijwilligersvergoeding. Hij is verantwoordelijk voor het onderhoud van de begraafplaats.

De kosteres verzorgt de praktische voorbereiding en ondersteuning bij de zes jaarlijkse kerkdiensten die in het kerkgebouw worden gehouden.
Daarnaast is de kosteres verantwoordelijk voor de voorbereiding en begeleiding van rouw- en trouwdiensten, en doopdiensten.
Voor de uitvoering van deze taken ontvangt de kosteres een vergoeding per activiteit.

Artikel 4: Financieel Beheer

De penningmeester is verantwoordelijk voor het beheer van de financiële middelen van de stichting en zorgt voor een accurate en transparante financiële administratie.
Uitgaven boven de €500,– dienen vooraf goedgekeurd te worden door het bestuur.
Ieder bestuurslid is bevoegd om zelfstandig ad hoc uitgaven tot €100 te doen.

De penningmeester stelt de jaarrekening op en presenteert deze aan het bestuur en vervolgens aan de jaarvergadering van Dorpsbelang Goënga.
In overeenstemming met de statuten wordt de jaarrekening vergezeld van een rapport van een deskundige of, bij voorkeur, een door het bestuur ingestelde interne controlecommissie bestaande uit twee onafhankelijke personen die geen deel uitmaken van het bestuur en niet verwant zijn aan bestuursleden.
Gezien de beperkte omvang van de financiële activiteiten van de stichting, kan het bestuur beslissen om een interne commissie aan te stellen in plaats van een externe deskundige, mits dit de transparantie en betrouwbaarheid van de financiële rapportage niet in gevaar brengt.
Het algemeen lid voert jaarlijks de kascontrole uit en rapporteert hierover aan het bestuur.

Erfenissen worden alleen beneficiair aanvaard.
Legaten worden alleen aanvaard als er voldoende zekerheid is dat de nalatenschap een positief saldo heeft;
Grote en/of meerjarige donaties worden, indien de donateur daaraan hecht, besteed aan het door de donateur beoogde doel. Kleinere, eenmalige of periodieke donaties worden standaard gestort op de bankrekening van de stichting.
Donateurs die contant een bijdrage schenken aan een van de bestuursleden, ontvangen van dat bestuurslid een getekende kwitantie. Deze donaties worden direct aan de penningmeester gemeld en het geld wordt uiterlijk binnen twee weken op de bankrekening van de stichting gestort

Bestuursleden zijn gerechtigd om voorgeschoten uitgaven en gereden kilometers te declareren. Declaraties, voorzien van bankrekeningnummer, kunnen worden ingediend bij de penningmeester, die om een bewijs van de gedane uitgave zal vragen.

Artikel 5: Verhuur van het Kerkgebouw

Het kerkgebouw kan door derden worden gehuurd. De kosten en voorwaarden die hiervoor gelden, zijn vermeld op de website van de stichting onder het hoofdstuk “Huren”.
Activiteiten van derden in het kerkgebouw mogen niet in strijd zijn met de in de statuten van de stichting vastgelegde aard van de activiteiten.

Artikel 6: Begraafplaats

Voor de begraafplaats geldt het reglement zoals gehanteerd door de Protestantse Kerk Nederland (PKN) gemeente De Lege Gean

Artikel 7: Slotbepalingen

Wijzigingen in dit reglement kunnen worden doorgevoerd door het bestuur met een meerderheid van stemmen.
Dit reglement mag niet in strijd zijn met de statuten van de stichting.

Bijlage 1 Rooster van aftreden